歓迎会送迎会の幹事の挨拶や進行の流れ、お礼や事後の精算メール!


管理人
職場の歓送迎会や、子供さんのPTA関係の歓送迎会など、年度の変わり目では、一気に色々な会合がありますよね。!(^^)!

新米の内はただ参加していれば良かったのですが、中堅になってきたり、次第に上役が退職したりして、気が付けば自分で会を発案したり、運営したりという役割も巡ってきます。

例えば以前、知人からこんな相談がありました。

「○○の歓送迎会の司会と、○○課の歓送迎会の司会を頼まれた。初めての幹事で、わからないことだらけ…一番心配なのは当日の司会進行で、小さい会だから気楽だけど、しっかりやらないと…。」

そうなんです。司会がいる会への出席経験が乏しく、司会なんて務めたこともないので、その言葉遣いすら想像できない

職場の先輩に聞きたいのだが、皆忙しそうで細かく聞きづらい。

そんな現状のあなたにヒント満載の文章をプレゼントしますね!

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歓送迎会幹事の司会挨拶の流れと心掛けとは?

乾杯!!一瞬で飲み会の空気を変える作法【幹事が肝心】

こちらは、理論的に会の司会の仕方を解説したビデオになります。「なるほど・・」と考えさせられました。

勉強しながら、経験をつみあげていけば、いい線いけるのではと、思えてきます。

まず、心がけですが、「司会者は進行係」と思ってると気楽です。

ですから、司会者や幹事が立派な挨拶をする必要ありません

単なる事務連絡係であって、伝達内容に間違いがなく二次会にスムーズに繋げれば、合格なんです。

気張る必要もありませんよ。

こんな挨拶で始めて下さい。

「本日はお忙しいところ、歓送迎会にお集まり頂きまして有り難うございます。司会進行をさせて頂きます○○(あなたの名前)と申します。よろしくお願い致します。それでは、○○さんと○○さんの歓送迎会を始めたいと思います。」

こんな開始文は鉄板なので、全く同じで構いません

また、最初に決定しておくべきは幹事の立ち位置です。司会進行の幹事は、正面近くの目立つ場所ではなく、入り口側の正面左より少し下がった位置あたりが適当です。

なぜなら、主賓や挨拶される方は正面近くに位置取るからです。

そして、主賓の挨拶などが長引く場合は、途中で司会者(幹事)は一時座って状況を見ることが普通です。

挨拶がそろそろ終わるのを見計らって、立って進行を継続するのがスマートですね。

飲めれば大丈夫!

歓送迎会幹事の司会挨拶の基本的留意点とは?

司会進行のコツ「アドリブより準備上手に

司会が上手な人って、アドリブ上手なんだろうと、思いがちですが、違うようなんですね。

それでは、具体的な歓送迎会での幹事(司会進行)の言葉をチェックしていきましょう。

今回は、中学校PTA歓送迎会の司会進行という設定にしました。最初の挨拶は先に書いた通りで大丈夫です。

基本的な式次第(会の流れ)は以下の通りです。そして留意点を書いておきましたよ~。

0=はじめ=本日はお忙しいところ、ご列席いただきまして、ありがとうございす。時間になりましたので始めさせて頂きたいと思います。

1、PTA会長挨拶=まず最初に、会長の○○からごあいさつ申し上げます。

2、学校長挨拶=次に校長の○○先生にご挨拶をお願いいたします。

3、来賓祝辞(町長)=ここで来賓代表としました○○町長からご祝辞を頂戴したく存じます。

4、来賓紹介=ご列席の来賓の方々を紹介させて頂きます。(名前を順々に読み上げる)

5、乾杯(教育長)=では、これから歓談に入りたいと存じます。○○教育長に乾杯の音頭をお願いいたします。(「お手元の○○に…」と声をかけ、飲み物をそれぞれが注ぐ間待っている)

6、歓談

7、新任教諭 挨拶=(座が乱れるので、なるべく早い時間に)えー皆様、ご歓談中ではございますが、ここで新任の先生方をご紹介させて頂きます。

8、退任教諭 挨拶~全員に花束贈呈=次に転任・退任される先生方の紹介です。(挨拶が終了したら)ここで感謝の花束をお贈りしたいと思います。渡すのは△△でございます。よろしくお願い致します(△△に促す)。

9、中締め(町議会議員)=えー、宴たけなわでございますが、お時間となりましたので、ここで○○議員さんから締めをお願い致します。

10、閉会=長時間に亘りありがとうございました。これにて散会とさせて頂きます。

いかがでしょうか?

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歓送迎会幹事の司会挨拶の大切なポイントとは?

司会進行の幹事にとっての大切なポイントを幾つか挙げさせていただきますね。

ぶっつけ本番では司会進行の初心者は失敗します。まず会場の下見をしてマイクが何本必要か(一般に司会者用ともう一本の計二本を用意)、持ち込む物品、会場に用意させる物品、プレゼント、挨拶依頼、軽食や飲み物の手配、トイレの場所、履物の心配、配車手配…実はこの辺の展開に頭が回るかが、ポイント中のポイントなのです。挨拶の言葉は一部分に過ぎないのが本質です。二次会の散会位までをシミレーションしておきましょう

・歓談から挨拶に移行するタイミングは結構難しい時があります。乾杯をして少ししてから、転任転出者の挨拶をした方がいいです。なぜなら、あまり歓談(飲酒)の時間が過ぎるとお酒が回って、司会者の言葉が耳に入らなくなるからです。

・司会者のアドリブで結構なのですが、転入者に対するスピーチでは、プロフィール紹介や抱負などを求めると場が盛り上がります。また異動者スピーチでも、司会者かの感謝の言葉を言ってから、在職時の仕事の思い出話を求めたりすると、異動者も喜びますし、参加者も興味津々です。その後に花束や記念品があれば渡します。大きな盛り上がりの山を作り出せますよ。もちろん、挨拶順番は異動者(転出者)が先で、転入者の方は後です。異動者の職場への貢献と実績に敬意を表してのことですね。

締めの音頭は、前もって誰かにお願いしておきます。司会者指名でOKです。「皆様宴もたけなわですが、そろそろお時間ですので、ここで一本締めで締めたいと思います。

閉会挨拶時には、「二次会は○○を予定していますので、お時間のある方はそちらへお願いします」と、このタイミングで案内をしましょう。

・「有り難うございました」は何回言っても失礼ではありません。挨拶を貰うたびに言った方が無難ですね。

最後に、とにかくメールが重要です!

歓送迎会の規模にもよりますし、来賓の有無にもよりますが、内輪の会であれば、肩の力を抜いて普段のような振る舞いで大丈夫かもしれません。

ただし、来賓がいらっしゃる会だともっと厳密に言葉遣いも、会場準備もしっかりと行うことになります。しかし、小さな会から練習しておかないと大きな会の司会は出来ませんから、現在自分に依頼されている歓送迎会に全力でぶつかっていきましょう

また、歓迎会や送迎会の幹事は、形態やスマホのメールを使い倒すようにしてください。

必要なメールとしては、 お礼メール、事後メール、精算メール、後日の労いメール、また欠席(者)への連絡メールなどになります。

現代は、スピード命の感じがありますから・・・汗。

管理人
多分、必ず幾つか失敗すると思いますが、それは誰しも経験することで次回の改善点ですから、前向きに理解することが上達への近道です。
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